Re: 総会&BOF

[SUNAGAWA Keiki <kei_sun@ba2.so-net.ne.jp>]

こんばんは、すながわです。

永江さん、詳しいリストをありがとうございます。

Nagae Hidetake <nagae@tk.airnet.ne.jp> wrote:

Nagae> 当日までの長い道のりは他の方におまかせするとして、当
Nagae> 日の様子だけ見ていて気づいた点を書いておきます。

どうもありがとうございます。至らない点が多いことを改めてお詫
びいたします。

また同じことを繰り返さないために、私の方でも思い当たることを
追加してみます。ほとんど個人的な反省になってしまいました。

Nagae> 事前準備
Nagae> ・プリントアウト（参加者リスト…検索のことも考えて）
Nagae> ・プレゼンテーション用 PC には VGA 設定を

まず、

・TODOリスト、打ち合せ項目リストをきちんと用意しておく
・リストにしたがって仕事を割り振っておく
・各項目について締切を決めておく
・何かトラブルがあったときのための代役、手段を講じておく
  (担当者は複数にしておく)

ことができていませんでした。また、

・各種リストや案内などはすべて印刷して持っていく

べきでした。

Nagae> 機材の手配
Nagae> ・プロジェクタ
Nagae> ・電源
Nagae> ・Ethernet ハブ，ケーブル
Nagae> ・（可能ならプリンタ）
Nagae> ・ログ記録用 PC

プロジェクターとOHP、電源だけは事前にお願いしてあったのです
が、細かいスペックを確認していませんでした。

・プロジェクターが(例えばVGAで)間違いなく映ることの確認
・プレゼンテーションを作るドット数を予め決める
・できれば発表用のノートPCを確保して、原稿をすべて入れておく
・できれば会場を前日に下見する

Nagae> 会場
Nagae> ・メイン会場の座席
Nagae> ・プロジェクタ
Nagae> ・受付
Nagae> ・喫煙所（灰皿の手配）
Nagae> ・トイレの確保
Nagae> ・掲示（トイレ，立入禁止，入口での案内；予備の紙とペ
Nagae> ン）
Nagae> ・音響（ハウリング確認）
Nagae> ・空調

・プレゼントがあるときはそのための時間を取っておくと楽

Nagae> その他
Nagae> ・食事スケジューリング
Nagae> ・インターネットへの接続（PHS や携帯など）

当日の朝編集部の方との連絡が取れない状態になってしまいました
が、これも

・編集部の方の電話番号をメモしてくる
・入場時に受付で編集部の方を呼んでもらう
・こちらの方で携帯電話などを持っている方を当日の連絡係にする

ことですむ問題でした。

また、入場時のチェックは紙で行なうということになっていました
が、当日の様子ではPCの画面を見せることで問題ないように思えま
した。

この辺りの事情は会場によって変わってきますが、今考えると、最
初紙に印刷して持ってきてくれという話があったときに、画面です
ませられないか交渉することを思いついてもよさそうなものです。

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砂川恵輝 SUNAGAWA Keiki <kei_sun@ba2.so-net.ne.jp>